Когато става дума за старо IT оборудване, никога не правете следното:
1. Да го запазите в склада.
След като техниката е подменена, много колеги се изкушават да я запазят в склада си, вместо да я поставят в контейнера за рециклиране. Има две основни причини, поради които насърчаваме ИТ мениджърите да я предадат за рециклиране по-скоро.
• Възможна цена за продажба – Всеки ден, в който устройството стои на рафта в склада, стойността му (за продажба) намалява. Ако се надявате да спечелите някакви приходи от старите си устройства, задвижете ги за продажба, за да използвате reuse каналите възможно най-бързо.
• Сигурност на данните – Дори и ако мястото за съхранение е напълно защитено, неизтрите твърди дискове или архивни ленти могат все още да съдържат чувствителни данни и Вие акумулирате риск, увеличавайки обема на съхраняваните активи.
2. Предавате го твърде бързо.
Задължително е да проучите компанията, преди да й предадете чувствителните си данни. Винаги правете своя подробна проверка, проверявайте и посетете мястото за обработка и задайте важните въпроси.
Има много примери, в които фирмите са предали своите стари ИТ устройства със специфични инструкции, само за да разберат, че продавачът не се е придържал към изискванията им, поставяйки бизнеса в риск. Обстоятелства като това могат да доведат до изтичане на данни и / или до неразрешена препродажба на продукта и могат да бъдат вредни за бизнеса. Правилният сериозен подход за избор на доставчик на тази услуга ще ви помогне да сведете до минимум тези рискове.
Ако не знаете откъде да започнете, можете да направите запитване към нас за ITAD процедурите ни от тук.
3. Предполагате, че всички активи са лесни за откриване.
Данните са навсякъде. Не са само в сървърите или компютрите, а в телефони, памети, принтери и др. Особено при по-старото ИТ оборудване, немрежовите устройства или тези със сменени и нехомогенни инвентарни номера. При управлението на активите си е важно да сте сигурни, че обработвате точно инвентара си.
След подмяна старото оборудване може лесно да се разглежда като активи, които нямат стойност. Това не винаги е така. Понякога, дори когато дадено устройство не функционира добре, частите могат да бъдат отделени и повторно използвани или препродадени.
Когато устройствата напуснат Вашия офис, все още имате отговорност, докато всички данни бъдат изтрити и/или напълно унищожени или преработени за рециклиране. Уверете се, че доставчикът Ви на ITAD има портал, който да ви помогне да проследявате всички ИТ активи през процесите на рециклиране. Това не само спомага за гарантиране на сигурността, но също така ще осигури записи и документация, необходими за различните регулаторни изисквания за съответствие и екологична отчетност.
4. Игнорирате ITAD планa.
Всяка компания трябва да разполага с план или програма на ITAD, на които да се позове, ако е необходимо. Този план трябва да очертае процес, който ще гарантира, че оборудването се управлява безопасно и отговорно. Той трябва да предлага вътрешен процес за това как тези устройства трябва да се управляват както от вътрешна гледна точка, така и от критерии, към които трябва да се придържа фирмата за ITAD.
Внедряването на някаква насока или стандартизация във Вашия IT отдел ще ви помогне с проследяването на активите и ще гарантира, че устройствата се изпращат само до одобрени рециклатори. Ако програмата е спазена правилно, рискът от криза с данни ще бъде сведен до минимум.
5. Внедрявате ITAD плана без никакъв тренинг.
Програмата е ефективна само ако е правилно разбрана и приложена. Уверете се, че всички членове на екипа са информирани за протокола и сте им предоставили необходимите подробности, за да гарантирате успешното й внедряване.
След като планът бъде успешно приложен, непрекъснатата му поддръжка е важна, за да се поддържа целостта и да се открият областите на подобрение. В бързо развиващата се технологична среда ще трябва редовно да ревизирате плана си, за да сте сигурни, че процесите са все още адекватни и приложими.
В допълнение, новите правила, като например новия Общ регламент за защита на данните на ЕС (GDPR), ще доведат до промяна в програмите ITAD. Докато продължаваме да виждаме генерираните данни, ще продължим да виждаме усилията за подобряване на съхранението на данни и сигурността. Съхраняването на лични данни е нещо, което бизнесът трябва да постави в структурата си, за да защити себе си и своите клиенти. Като бизнес, запазването на данни и репликацията винаги трябва да се оценяват. Ако данните вече не са необходими за бизнес цели, те трябва да бъде премахвани. Ако не бъдат изтрити, компаниите рискуват да бъдат санкционирани. GDPR глобите достигат до четири процента от годишния глобален оборот или 20 милиона евро (което е по-голямо).
Питайте! Рисковете са огромни и цената на консултацията е нищожна спрямо тях!
Независимо дали има нарушение на данните, несъответствие или екологична катастрофа, рисковете могат да бъдат опустошителни за вашия бизнес, но могат и да бъдат избегнати. Този списък е само бърза интерпретация на навиците, които могат да изложат вашият бизнес на риск. Консултирането с ITAD експерт ще ви предостави решения, които са най-подходящи за вашата компания и ще ви осигури документацията, която да гарантира вашето съответствие.
